Πολιτική προστασίας προσωπικών δεδομένων

1. H Ηλιακτίδα ΑΜΚΕ

H Ηλιακτίδα ΑΜΚΕ είναι ένας κοινωνικός φορέας (αστική μη κερδοσκοπική εταιρεία), που δημιουργήθηκε μέσα από τις ανάγκες της τοπικής κοινωνίας της Λέσβου, για την καταπολέμηση του κοινωνικού αποκλεισμού, μέσω της απασχόλησης και της εξατομικευμένης συμβουλευτικής στα άτομα με ειδικές ανάγκες και στις ευάλωτες ομάδες του πληθυσμού. Ξεκίνησε τη λειτουργία της το 1997 και απέκτησε τη νομική μορφή της Αστικής Μη Κερδοσκοπικής Εταιρείας το 1999.

Αυτή τη στιγμή υλοποιεί προγράμματα στέγασης και υπηρεσιών κοινωνικής πρόνοιας σε πρόσφυγες, σε συνεργασία με το Υπουργείο Μεταναστευτικής Πολιτικής, την Ύπατη Αρμοστεία του ΟΗΕ για τους Πρόσφυγες, τη UNICEF, τον Διεθνή Οργανισμό Μετανάστευσης κ.α. καθώς επίσης και προγράμματα απασχόλησης ατόμων με ειδικές ανάγκες, όπως επίσης και στήριξης ατόμων και οικογενειών με οικονομικά προβλήματα.

2. Τι πληροφορίες έχουμε

2.1 Στο πλαίσιο του έργου μας στην Ηλιακτίδα, έχουμε αρχειοθετημένα στοιχεία ωφελουμένων προγραμμάτων, που βρίσκονται σε ισχύ ή έχουν ολοκληρωθεί. Τα στοιχεία αυτά είναι ένα ή περισσότερα από τα παρακάτω:

  • Ονοματεπώνυμο
  • Ονοματεπώνυμο Γονέων
  • Αριθμό Φορολογικού Μητρώου (ΑΦΜ) ή/και Αριθμό Μητρώου Κοινωνικής Ασφάλισης (ΑΜΚΑ)
  • Αριθμός Δελτίου Ταυτότητας ή/και Διαβατηρίου
  • Ημερομηνία γέννησης
  • Οικογενειακή κατάσταση
  • Διεύθυνση κατοικίας
  • Μορφωτικό επίπεδο
  • Πληροφορίες για το ιατρικό ιστορικό
  • Πληροφορίες για την οικονομική κατάσταση

2.2 Ειδικά, όσον αφορά τους πρόσφυγες ή μετανάστες ωφελούμενους των προγραμμάτων, που υλοποιεί η Ηλιακτίδα με τους συνεργάτες της, έχουμε αρχειοθετημένα ένα ή περισσότερα από τα παρακάτω στοιχεία:

  • Πολιτικές πεποιθήσεις και δράσεις στη χώρα προέλευσής τους
  • Ποινικό μητρώο
  • Θρήσκευμα
  • Σεξουαλικός προσανατολισμός

2.3 Επιπλέον, έχουμε αποθηκευμένα στοιχεία εργαζομένων και εθελοντών, των οποίων η σύμβαση βρίσκεται σε ισχύ ή έχει λήξει, και ενδιαφερομένων να εργαστούν στην Ηλιακτίδα. Τα στοιχεία αυτά είναι:

  • Ονοματεπώνυμο
  • Ονοματεπώνυμο Γονέων
  • Αριθμός Φορολογικού Μητρώου (ΑΦΜ)
  • Αριθμός Μητρώου Κοινωνικής Ασφάλισης (ΑΜΚΑ)
  • Αριθμός Μητρώου Ασφαλισμένου (ΑΜΑ)
  • Ημερομηνία γέννησης
  • Αριθμό Τραπεζικού Λογαριασμού
  • Διεύθυνση κατοικίας
  • Οικογενειακή κατάσταση
  • Μορφωτικό επίπεδο
  • Πληροφορίες για το ιατρικό ιστορικό
  • Πληροφορίες για το ποινικό μητρώο
  • Πληροφορίες για τα προσωπικά ενδιαφέροντα

2.4 Ηλιακτίδα έχει στοιχεία προμηθευτών υπηρεσιών ή/και προϊόντων, που διατηρούν ατομικές επιχειρήσεις. Τα στοιχεία αυτά είναι:

  • Ονοματεπώνυμο
  • Αριθμό Φορολογικού Μητρώου (Α.Φ.Μ.)
  • Αριθμό τραπεζικού λογιαριασμού
  • Email
  • Αριθμό τηλεφώνου
  • Διεύθυνση κατοικίας (ενδεχομένως, αν αυτή χρησιμοποιείται ως έδρα της επιχείρησης.

2.5 Τέλος, η Ηλιακτίδα διαθέτει λίστα παραληπτών μηνυμάτων μέσω email, η οποία αφορά ενδιαφερόμενους για νέα – ανακοινώσεις του οργανισμού καθώς και για προσφορά θέσεων εργασίας. Τα στοιχεία αυτά είναι:

  • Ονοματεπώνυμο
  • Email

3. Τρόπος συλλογής δεδομένων

Τα παραπάνω δεδομένα συλλέγονται με τους εξής τρόπους:

3.1 Δεδομένα που δεν συλλέγονται αυτόματα

  • 1.1 Κοινοποιούνται στην Ηλιακτίδα από τους συνεργάτες της για την υλοποίηση προγραμμάτων ή από άλλους οργανισμούς ή/και αρχές.
  • 1.2 Δηλώνονται από τα ίδια τα υποκείμενα δεδομένων κατά την δήλωση ένταξής τους σε προγράμματα της Ηλιακτίδας, ή κατά τη διαδικασία προσωπικών συνεντεύξεων, είτε αυτές αφορούν ωφελούμενους είτε υποψήφιους εργαζόμενους και εθελοντές, ή κατά την υποβολή βιογραφικού και λοιπών δικαιολογητικών για θέσεις εργασίας αυτοπροσώπως στα γραφεία της Ηλιακτίδα ΑΜΚΕ ή ηλεκτρονικά μέσα από ειδική φόρμα, που υπάρχει εδώ: www.iliaktida-amea.gr/cv/.
  • 1.3 Για την λίστα παραληπτών μηνυμάτων, με την συμπλήρωση σχετικής φόρμας από τα ίδια τα υποκείμενα.

3.2 Δεδομένα που συλλέγονται αυτόματα

3.2.1 Η ιστοσελίδα της Ηλιακτίδα ΑΜΚΕ (www.iliaktida-amea.gr) χρησιμοποιεί μικρά αρχεία, που ονομάζονται μικροδεδομένα (cookies) με στόχο την προσαρμογή της εμπειρίας του χρήστη. Τα cookies δεν επιτρέπουν την ταυτοποίηση των χρηστών, άλλα αναγνωρίζουν μόνο τεχνικά χαρακτηριστικά, όπως ο browser, που χρησιμοποιείται και η IP σε περίπτωση ανεπιτυχών προσπαθειών σύνδεσης με τη σελίδα διαχείρισης της ιστοσελίδας.

4. Πως χρησιμοποιούμε τα δεδομένα, που συλλέγουμε

Τα στοιχεία, που συλλέγει η Ηλιακτίδα ΑΜΚΕ χρησιμοποιούνται:

4.1 Για τους ωφελούμενους

Για την ταυτοποίηση, επικοινωνία και πρόσβαση των ωφελουμένων σε υπηρεσίες κοινωνικής πρόνοιας και νομικής υποστήριξης που παρέχονται από την Ηλιακτίδα ΑΜΚΕ ή/και συνεργαζόμενους δημόσιους και ιδιωτικούς φορείς. Ειδικά όσον αφορά τα ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα, όπως το ιατρικό – ψυχολογικό ιστορικό, επεξεργάζονται με στόχο την παροχή εξειδικευμένων  υπηρεσιών υποστήριξης από το επιστημονικό προσωπικό σε κάθε ωφελούμενο. Επιπλέον, για την παροχή βεβαιώσεων σε αρμόδιες αρχές, όταν απαιτηθεί.

4.2 Για τους εργαζόμενους και εθελοντές

Για την ταυτοποίηση, επικοινωνία και κάλυψη των υποχρεώσεων της Ηλιακτίδα ΑΜΚΕ απέναντι στους εργαζόμενους και εθελοντές, σύμφωνα με τα όσα ορίζει η νομοθεσία, και περιλαμβάνει μεταξύ άλλων καταβολή μισθών και επιδομάτων, καταβολή ασφαλιστικών εισφορών και παροχή αναρρωτικών αδειών, βεβαιώσεων εργασίας και συστατικών επιστολών, αν αυτές απαιτηθούν από το ίδιο το υποκείμενο.

Πριν την έναρξη συνεργασίας τα στοιχεία, που παρέχουν οι ενδιαφερόμενοι με τη κατάθεση των βιογραφικών τους, χρησιμοποιούνται κατά τη διαδικασία αξιολόγησής τους για την κάλυψη θέσεων εργασίας.

4.3 Για τους προμηθευτές και συνεργάτες

Για την επικοινωνία μαζί τους, την υπογραφή συμφωνητικών συνεργασίας και την έκδοση των νόμιμων παραστατικών. Κατά τη διαδικασία διαγωνισμών ή προσκλήσεων προσφορών για παροχή προϊόντων και υπηρεσιών, χρησιμοποιούνται για την αντιστοίχιση των προσφορών με τους συγκεκριμένους προμηθευτές και για την επικοινωνία μαζί τους για την ενημέρωση σχετικά με την αξιολόγηση των προσφορών.

4.4 Για όλα τα υποκείμενα

Για την αποτροπή παράνομων ή/και ποινικά κολάσιμων δραστηριοτήτων.

5. Πως αποθηκεύονται τα δεδομένα

Τα δεδομένα αποθηκεύονται σε:

5.1 Ηλεκτρονικούς υπολογιστές με κωδικούς ασφαλείας και με εγκατεστημένο λογισμικό ασφάλειας και κρυπτογράφησης

5.2 Έντυπα σε φακέλους σε ειδικά διαμορφωμένους χώρους.

5.3 Σε προστατευμένο online περιβάλλον διαχείρισης ηλεκτρονικής αλληλογραφίας

6. Ποιοι έχουν πρόσβαση στα δεδομένα

6.1. Ωφελουμένων, εξωτερικών συνεργατών και προμηθευτών

Πρόσβαση στα παραπάνω δεδομένα έχουν αποκλειστικά και μόνο υπάλληλοι της Ηλιακτίδα ΑΜΚΕ (επιστημονικό και διοικητικό προσωπικό) των οποίων η αρμοδιότητα απαιτεί την επεξεργασία των δεδομένων αυτών στο πλαίσιο της παροχής υπηρεσιών της Ηλιακτίδα ΑΜΚΕ προς τους ωφελούμενούς της και της πραγματοποίησης συναλλαγών και της συνεργασίας με εξωτερικούς συνεργάτες και προμηθευτές.

6.2 Εργαζομένων και εθελοντών

Πρόσβαση σε προσωπικά δεδομένα εργαζομένων και εθελοντών (ονοματεπώνυμα και ενδεχομένως προσωπικούς αριθμούς τηλεφώνου και άλλα στοιχεία) έχουν εν δυνάμει όλοι οι εργαζόμενοι και εθελοντές της Ηλιακτίδα ΑΜΚΕ, μέσω της άσκησης των καθηκόντων τους και στο πλαίσιο της στοιχειώδους κοινωνικής συναναστροφής με τους συναδέλφους τους.

Επιπλέον, πρόσβαση στα προσωπικά δεδομένα των εργαζομένων και εθελοντών (ονοματεπώνυμο) έχει οποιοσδήποτε τρίτος έχει οπτική επαφή με τις εταιρικές ταυτότητες (id cards), που φέρουν σε εμφανές σημείο οι εργαζόμενοι και εθελοντές της Ηλιακτίδα ΑΜΚΕ, για λόγους ταυτοποίησης και εισόδου σε χώρους με περιορισμό πρόσβαση, οι οποίοι διαχειρίζονται δημόσιοι ή ιδιωτικοί φορείς και οργανώσεις εκτός της Ηλιακτίδα ΑΜΚΕ.

6.3 Εγγεγραμμένων στη λίστα αποδεκτών email

Αποκλειστικά ο αρμόδιος για την αποστολή των σχετικών email υπάλληλος.

7. Με ποιους μοιραζόμαστε τα δεδομένα

7.1 Ωφελουμένων

Η Ηλιακτίδα ΑΜΚΕ μοιράζεται μόνο τα απολύτως απαραίτητα δεδομένα ωφελουμένων με συνεργαζόμενες οργανώσεις και φορείς, μαζί με τους οποίους η Ηλιακτίδα ΑΜΚΕ υλοποιεί προγράμματα στο πλαίσιο του έργου της, κι έπειτα από την υπογραφή σχετικών συμφωνητικών εχεμύθειας και προστασίας των δεδομένων αυτών.

Αντίστοιχα η Ηλιακτίδα ΑΜΚΕ μπορεί να μοιραστεί τα στοιχεία αυτά με τις αρμόδιες αρχές στο πλαίσιο παροχής των υπηρεσιών της (πχ Δημόσιο Νοσοκομείο ή άλλες υπηρεσίες υγείας) ή έπειτα από σχετική εισαγγελική εντολή όταν συντρέχει σοβαρός λόγος κατά τη διερεύνηση αδικημάτων κλπ και για την αποτροπή παράνομων ή/και ποινικά κολάσιμων δραστηριοτήτων.

7.2 Προμηθευτών – συνεργατών

Με τις αρμόδιες αρχές κατά τη δήλωση των συναλλαγών της Ηλιακτίδα ΑΜΚΕ, όπως ορίζει η σχετική νομοθεσία, καθώς επίσης και σε ορισμένους από τους χρηματοδότες ελεγκτές ή/και ορκωτούς λογιστές για τον έλεγχο της ορθής διαχείρισης των πόρων, που έχουν διατεθεί στον οργανισμό, στο πλαίσιο της συνεργασίας μας.

7.3 Εργαζομένων και εθελοντών

Με τις αρμόδιες αρχές και ασφαλιστικούς οργανισμούς, σύμφωνα με τα όσα ορίζει η σχετική νομοθεσία.

8. Συγκατάθεση υποκειμένου

8.1 Κατά τη συλλογή των παραπάνω δεδομένων, το υποκείμενο δηλώνει ότι συναινεί για την αποθήκευση και επεξεργασία τους από την Ηλιακτίδα ΑΜΚΕ, σύμφωνα με τους όρους του παρόντος εγγράφου. Με την αποδοχή των παραπάνω όρων και με την οικειοθελή παροχή των προσωπικών δεδομένων, το υποκείμενο δηλώνει τη συγκατάθεσή του, συμφωνεί ρητά και αποδέχεται ανεπιφύλακτα την επεξεργασία των προσωπικών του δεδομένων από την Ηλιακτίδα ΑΜΚΕ, σύμφωνα με τους όρους του παρόντος εγγράφου.

8.2 Σε περίπτωση οποιασδήποτε διαφωνίας, ο κάθε ενδιαφερόμενος πρέπει να επικοινωνεί με τον Υπεύθυνο Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων της Ηλιακτίδα ΑΜΚΕ, κ. Ανέστη Χατζηδιάκο στο a.chatzidiakos@iliaktida-amke.gr (εφεξής ΥΠΠΔ).

8.3 Το υποκείμενο έχει το δικαίωμα να αποσύρει τη συγκατάθεση για την επεξεργασία των δεδομένων του οποιαδήποτε στιγμή. Η απόσυρση αυτή, ωστόσο, δεν επηρρεάζει τη νομιμότητα της επεξεργασίας των δεδομένων που βασίζεται στη πρότερη συγκατάθεση πριν την απόσυρσή της, όπως επίσης και για την ενδεχόμενη περαιτέρω επεξεργασία των δεδομένων, υπό άλλη νομική βάση, όπως για παράδειγμα η εκπλήρωση των όρων σύμβασης ή η συμμόρφωση της Ηλιακτίδα ΑΜΚΕ με νόμιμες υποχρεώσεις της.

 

9. Δικαιώματα υποκειμένου

Το υποκείμενο έχει κάθε δικαίωμα, που προβλέπεται από τις διατάξεις των άρθρων 15-22 του Ευρωπαϊκού Κανονισμού 679/2016, και πιο συγκεκριμένα:

9.1 της ενημέρωσης σχετικά με την επεξεργασία των δεδομένων του

9.2 της πρόσβασης στα προσωπικά δεδομένα, που τον αφορούν, και αποτελούν ή αποτέλεσαν στο παρελθόν αντικείμενο επεξεργασίας

9.3 της αντίρρησης για την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων που τον αφορούν, η οποία περιλαμβάνει: α) τη διόρθωση, β) τη προσωρινή ή μη χρήση, γ) τη δέσμευση, δ) τη διαβίβαση ή μη, ε) τη διαγραφή των προσωπικών του δεδομένων

Για την άσκηση των παραπάνω δικαιωμάτων θα πρέπει να επικοινωνήσει με την Ηλιακτίδα ΑΜΚΕ και να ενημερώσει εγγράφως τον ΥΠΠΔ.

10. Προστασία των δεδομένων

10.1 Η Ηλιακτίδα ΑΜΚΕ προχωρά σε όλες τις απαραίτητες ενέργειες για την προσπαστία των προσωπικών δεδομένων, που επεξεργάζεται, ενώ πραγματοποιεί τακτικούς ελέγχους για την χαρτογράφηση των δεδομένων, τη καταγραφή ενδεχόμενων κινδύνων και μεριμνά για την αντιμετώπισή τους.

10.2 Το υποκείμενο αποδέχεται, ωστόσο, το γεγονός ότι καμία μέθοδος προστασίας δεν είναι 100% αποτελεσματική.

10.3 Παρ’ όλα αυτά, η Ηλιακτίδα ΑΜΚΕ, σε ενδεχόμενη περίπτωση απώλειας ή διαρροής δεδομένων, θα ενημερώσει την Αρχή Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων σύμφωνα με τα όσα ορίζει ο Ευρωπαϊκός Κανονισμός 679/2016.

11. Εφαρμοστέο δίκαιο

Το παρόν κείμενο, όπως επίσης και οποιαδήποτε διαφορά ή αξίωση απορρέει από αυτό ή σε σχέση με αυτό διέπονται σύμφωνα με το Ελληνικό Δίκαιο και τα όσα ορίζει ο Γενικός Κανονισμός Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων 679/2016, και αποκλειστική αρμοδιότητα για αυτά έχουν τα Δικαστήρια της Λέσβου.

Η Ηλιακτίδα ΑΜΚΕ επιδιώκει πάντα τη φιλική και εξωδικαστική επίλυση οποιασδήποτε διαφοράς προκύψει κατά την εφαρμογή ή ερμηνεία των όρων του παρόντος, και προτείνει για οποιαδήποτε προβληματισμό σχετικά με αυτούς να ενημερώσετε άμεσα τη διοίκηση της εταιρείας, στέλνοντας email στο contact@iliaktida-amea.gr.

12. Αλλαγές πολιτικής προστασίας δεδομένων

Κάθε αλλαγή των όρων της πολιτικής προστασίας προσωπικών δεδομένων της Ηλιακτίδα ΑΜΚΕ, θα δημοσιεύεται στην ιστοσελίδα www.iliaktida-amea.gr και θα ισχύει από τη στιγμή της δημοσίευσης, εκτός κι αν σημειώνεται διαφορετικά.

13. Επικοινωνία με την Ηλιακτίδα ΑΜΚΕ

Για οποιαδήποτε επιπλέον πληροφορία ή διευκρίνηση σχετικά με τα όσα αναφέρονται στο παρόν έγγραφο ή για την άσκηση κάθε νόμιμου δικαιώματός σας, μπορείτε να απευθύνεστε στον ΥΠΠΔ της Ηλιακτίδα ΑΜΚΕ, κ. Ανέστη Χατζηδιάκο, στο 1ο χιλιόμετρο της επαρχιακής οδούς Μυτιλήνης – Λουτρών στη Μυτιλήνη, αριθμός τηλεφώνου: 2251022873 και 2251045577 (εσωτερικό 4), email: a.chatzidiakos@iliaktida-amea.gr

Ελληνικα